在改善的范畴里，管理具有两项主要的功能:“维持”(Maintenance)与“改进”(Improvement)。
“维持”是指从事于保持现有技术，管理及作业上标准的活动，以及支持这些标准所需的训练和纪律。在“维持”的功能下，管理部门要执行工作的指派、使每一个人都能依照标准的作业程序来工作。
“改进”则是以改进现有标准为目标的活动。简而言之，管理就是：维持标准和改进标准。
而改进又可再区分为“改善”( Kaizen)和“创新”(Innovation)。 所谓“改善”是由于持续不断的努力，所产生的诸多的小步伐改进，而逐次累积而成。
“创新”则是借助大笔资源投资于新技术或设备而产生突破性的变化的改进(不论任何场合，以成本作为主要的评估因素时，创新便是昂贵的)。欧美企业的管理人员偏向于“创新”，他们没有足够的耐心，也忽视了“改善”能长期带给公司的利益。相反 “改善”则是强调要以员工的努力、士气，沟通，训练、团队参与及自律来达成目标。这些都是一种常识性和低成本的改进方式。
在“改善的过程”中，第一个步骤就是要建立:计划(Plan)一执行(Do)一检查(Check)一处置(Action)，PDCA的循环，以PDCA循环作为“改善”持续运作的工具，以达成“维持标准”和“改进标准”的目标，PDCA是整个“改善过程”中，最重要的观念之一。
“计划”是指建立改善的目标。(在任何场所中，应当有一个目标可供改进。)“执行”是指依计划推行。“检查”是指确认是否按计划的进度在实行，以及是否达成预定的计划。“处置”是指新作业程序的实施及标准化，以防止原来的问题再次发生，或者是再设定新的改进目标。PDCA不断地在旋转循环，一旦达成改善的目标，改善后的现状，便随即成为下一个改善的起点，PDCA的意义就是永远不满足现状，因为员工通常较喜欢停留在现状，而不会主动去改善，所以管理人员必须持续不断地设定新的挑战目标，以带动PDCA的循环。
任何一个新的工作流程，在初期都是呈不稳定的状态。开始进行PDCA改善时，必须先将任何现有的流程稳定下来。这个稳定的过程称之为:标准化(Standardize)一执行(Do)→检查(Check)一处置(Action)，SDCA的循环。
在当前的流程里，每当发生异常时，便必须反问自己下列的问题：是否因为没有标准而发生的？是否因为没有遵守标准而发生的？或者因为标准不适当而发生的？只有建立了标准，并且确实遵守，以将当前的流程稳定下来，才能再进行下一个PDCA的循环。
所以SDCA的目的,就是在标准化和稳定现有的流程、而PDCA的目的则是在提高流程的水准。SDCA是表示“维持”，而PDCA就表示“改进”。这是管理阶层的两项主要职责。
